Apostille on todistusmerkintä, joka tekee yhden maan virallisesta asiakirjasta käyttökelpoisen toisessa maassa ilman konsulaatin laillistamista. Turkki on ollut mukana Haagin yleissopimuksessa vuodesta 1961 lähtien, 29. syyskuuta 1985 alkaen. Siksi yleissopimuksen jäsenmaiden asiakirjat laillistetaan Turkissa yksinkertaistetun menettelyn mukaisesti: apostille kotimaassa, sitten virallinen käännös ja notaarin vahvistus jo Turkissa. Alla on ohjeet molempiin suuntiin ja tyypillisiä virheitä, joiden vuoksi asiakirjat palautetaan.
Mikä on apostille ja mihin se merkitään
Apostille (turkiksi apostil) on leima tai erillinen, määrämuotoinen arkki, jolla valtuutettu viranomainen vahvistaa asiakirjan allekirjoituksen aitouden, allekirjoittaneen henkilön aseman ja asiakirjan leiman aitouden. Yleissopimuksen mukaan merkinnän on oltava vähintään 9 cm:n sivun pituinen neliö; muotoilu vaihtelee maittain, mutta kymmenen vaatimuksen joukko on kaikkialla sama.
On tärkeää ymmärtää rajat: apostille vahvistaa asiakirjan alkuperän, ei sen sisältöä. Se ei tee todistuksesta "oikeaa" eikä pidennä sen voimassaoloaikaa.
Yleissopimus koskee virallisia asiakirjoja, mutta sulkee suoraan pois kaksi kategoriaa: diplomaatti- ja konsuliagenttien laatimat asiakirjat sekä kaupallisiin tai tullitoimiin suoraan liittyvät hallinnolliset asiakirjat. Käytännössä apostillea ei myöskään merkitä passeihin ja henkilökortteihin, lukukelvottomiin asiakirjoihin ja laminoituihin asiakirjoihin, eikä myöskään yksinkertaisiin kopioihin ilman notaarin vahvistusta.
Mitkä asiakirjat yleisimmin apostilloidaan Turkkiin
- Syntymätodistus – perheen oleskelulupaa varten (ikamet izni), perheenyhdistämistä, lasten asiakirjojen käsittelyä ja perintöasioita varten.
- Vihki- tai avioerotodistus – perheen oleskelulupaa, avioliiton rekisteröintiä ja kansalaisuusasioita varten.
- Rikostaustaote – kansalaisuutta ja tiettyjä lupia varten.
- Tutkintotodistus ja sen liite – tutkinnon tunnustamista, työlupia ja opiskelua varten.
- Tulotodistus, tiliotteet, työtodistukset – jos viranomainen tai pankki pyytää.
- Kuolintodistus ja sukulaisuuden todistavat asiakirjat – kiinteistön perintöä varten.
- Valtakirja – tärkeällä varaumalla, josta kerrotaan alla.
Kiinteistörekisterin (Tapu) kautta kulkeviin kauppoihin liittyvää valtakirjaa apostille ei pelasta. Turkin lainsäädäntö edellyttää, että tällaiset valtakirjat laaditaan turkkilaisen notaarin tai Turkin konsulaatin toimesta; ulkomaisen notaarin asiakirjaa, vaikka siinä olisi apostille, ei hyväksytä kiinteistörekisterissä. Lisätietoja löydät artikkelista valtakirjasta Turkissa.
Missä apostille merkitään: myöntävän maan viranomainen
Apostillen merkitsee aina asiakirjan myöntäneen valtion valtuutettu viranomainen – sitä ei voi tehdä Turkissa. Yleinen logiikka on melkein kaikkialla sama: yhtenäistä palvelupistettä ei ole, vaan apostillen merkitsee virasto, jonka toimialaan asiakirja kuuluu (väestörekisteriviranomaiset – syntymä-, avioliitto- ja kuolintodistukset; oikeusministeriö – notaari- ja oikeusasiakirjat; alan ministeriö – tutkintotodistukset; lainvalvontaviranomaiset tai syyttäjänvirasto – rikostuomioasiakirjat). Tarkat osoitteet, käsittelyajat ja maksut vaihtelevat – tarkista ne oman maasi virallisesta valtionpalveluportaalista ennen hakemuksen jättämistä. Haagin kansainvälisen yksityisoikeuden konferenssi (hcch.net) ylläpitää ajantasaista luetteloa valtuutetuista viranomaisista kussakin valtiossa.
Alla on kolme esimerkkiä siitä, miltä tämä jakauma näyttää käytännössä. Muiden maiden osalta periaate on sama, vain virastojen nimet eroavat.
Suomi
Suomessa apostille-todistuksen antaa Digi- ja väestötietovirasto. Se apostilloi kaikki julkiset asiakirjat, jotka on tarkoitettu käytettäväksi toisessa Haagin yleissopimukseen liittyneessä maassa. Tämä sisältää muun muassa syntymätodistukset, avioliittotodistukset, avioerotodistukset, rikostuomioasiakirjat, koulutustodistukset ja notaarin vahvistamat asiakirjat. Hakemuksen voi tehdä sähköisesti tai postitse. Tarkemmat ohjeet, hinnat ja käsittelyajat löytyvät Digi- ja väestötietoviraston verkkosivuilta.
Ruotsi
Ruotsissa apostillen merkitsee notarius publicus (julkinen notaari). Notarius publicus on Länsstyrelsenin (lääninhallituksen) nimittämä virkamies, jolla on valtuudet vahvistaa allekirjoituksia, jäljennösten oikeellisuutta ja muita asiakirjoja. Apostille voidaan merkitä monenlaisiin asiakirjoihin, kuten syntymätodistuksiin, avioliittotodistuksiin, koulu- ja yliopistotodistuksiin, tuomioistuinpäätöksiin ja notaarin vahvistamiin asiakirjoihin. Yhteystiedot ja menettelyt vaihtelevat kunnittain, ja ne kannattaa tarkistaa paikallisen notarius publicuksen toimistosta.
Saksa
Saksassa apostillen myöntävä viranomainen vaihtelee osavaltioittain ja asiakirjan tyypin mukaan. Yleisesti ottaen:
- Oikeudellisiin asiakirjoihin (tuomioistuinpäätökset, notaariasakirjat) apostillen myöntää yleensä vastaava alueellinen tuomioistuin (Landgericht) tai paikallinen tuomioistuin (Amtsgericht).
- Hallinnollisiin asiakirjoihin (syntymätodistukset, avioliittotodistukset, koulutustodistukset) apostillen myöntää usein osavaltion sisäministeriö (Landesinnenministerium) tai paikallinen hallintoviranomainen (Regierungspräsidium / Bezirksregierung).
Virallinen käännös ja notaarin vahvistus Turkissa
Apostille ei poista käännöksen tarvetta. Turkkilaiset viranomaiset käsittelevät asiakirjoja turkin kielellä, ja käännöksen on suoritettava virallinen kääntäjä (yeminli tercüman) – asiantuntija, joka on vannonut virkavalan ja rekisteröitynyt turkkilaisen notaarin toimistoon. Tämän jälkeen notaari vahvistaa käännöksen (noter tasdiki).
Notaari vahvistaa käännöksen sisällön sijasta sen, että käännöksen on tehnyt virallinen kääntäjä ja että allekirjoitus kuuluu hänelle. Joillekin laitoksille riittää käännös, jossa on käännöstoimiston leima, mutta valtion viranomaiset vaativat yleensä nimenomaan notaarin vahvistuksen, joten luotettavampaa on tehdä se heti.
Ulkomailla tehdyt käännökset hyväksytään Turkin viranomaisissa vastahakoisesti. Suunnittele käännös Turkissa – se on halvempaa ja nopeampaa kuin tehdä uudelleen.
Oikea toimintajärjestys
- Hanki ajantasainen asiakirja. Todistuksille tämä on kriittistä: ne "vanhenevat".
- Merkitse apostille myöntävässä maassa, asiakirjan tyyppiä vastaavassa viranomaisessa.
- Tule (tai lähetä alkuperäinen) Turkkiin ja anna virallisen kääntäjän kääntää asiakirja apostillen teksteineen.
- Vahvista käännös notaarilla.
- Jätä asiakirjat maahanmuuttovirastoon, kiinteistörekisteriin, pankkiin tai muuhun viranomaiseen.
Järjestys "apostille → käännös → notaari" on periaatteellinen. Jos asiakirja käännetään ennen apostillea, apostille-merkintä jää kääntämättä, ja asiakirjat palautetaan.
Käänteinen tehtävä: turkkilaiset asiakirjat ulkomailla käytettäväksi
Tässä toimivalta jakautuu seuraavasti:
| Asiakirjan tyyppi | Kuka merkitsee apostillen |
|---|---|
| Hallinnolliset: otteet väestörekisteristä, syntymä- ja avioliittotodistukset, kiinteistörekisterin asiakirjat, notaaritoimintoihin liittyvät asiakirjat | Provinssin kuvernöörin virasto (valilik) provinssikeskuksissa, piirihallinto (kaymakamlık) piireissä |
| Oikeudelliset: tuomioistuinten päätökset, syyttäjänviraston päätökset, rikostuomioasiakirja (adli sicil kaydı) | Oikeuskomiteat (adli yargı adalet komisyonu başkanlığı) tuomioistuinten yhteydessä, joissa toimii valamiehistö vakavissa rikoksissa |
Käytännön yksityiskohta: jos asiakirjan on vahvistanut notaari tietyllä alueella, sinun tulee ottaa yhteyttä kyseisen alueen kaymakamlık-virastoon, johon notaari on rekisteröity, eikä provinssin hallintoon (vilayet).
Joillekin Turkin asiakirjoille toimii sähköinen apostille (e-Apostil) e-Devlet-portaalin kautta: väestörekisteriotteet, monikieliset syntymä-, avioliitto- ja kuolemantodistukset, oikeuden päätökset ja rikosrekisteriotteet. Tämä on kätevää, jos olet jo poistunut Turkista: asiakirja muodostetaan ja tarkistetaan verkossa.
Omistustodistus (tapu) ulkomaankäyttöön apostillataan hallinnollisena asiakirjana – sen myöntämispaikan kaymakamlık- tai vilayet-viraston kautta, minkä jälkeen se käännetään kohdemaan kielelle.
Voimassaoloajat: mikä vanhenee ja mikä ei
Itse apostillella ei ole voimassaoloaikaa – se on ikuinen. Mutta se ei voi "elää yli" asiakirjan, johon se liittyy: jos todistus on voimassa rajoitetun ajan, apostillen käytännön arvo vanhenee sen mukana.
- Rikosrekisteriote – hyväksytään yleensä kuuden kuukauden kuluessa myöntämispäivästä.
- Tuloselvitykset, pankki- ja perheotteet – yleensä myös muutaman kuukauden sisällä; tarkka aika määräytyy vastaanottavan viranomaisen mukaan.
- Syntymätodistukset, avioliittotodistukset, tutkintotodistukset – sisällöltään ikuisia, mutta viranomainen voi pyytää uuden jäljennöksen.
Yleissääntö: selvitä ensin vastaanottavalta viranomaiselta, minkä ikäisen asiakirjan se hyväksyy, ja vasta sitten aloita prosessi. Muuten apostille on valmis juuri silloin, kun todistus ei enää kelpaa.
Yleisimmät virheet
- Kääntäminen ennen apostillointia. Myös apostillen teksti on käännettävä.
- Kopion apostillointi. Apostille liitetään alkuperäiseen tai notaarin vahvistamaan kopioon – tavallinen valokopio ei kelpaa.
- Väärä viranomainen. Tutkintotodistusta ei hyväksytä siviilirekisteritoimistossa, eikä syntymätodistusta oikeusministeriössä.
- Käännöksen tilaaminen ulkomailta. Turkkilaiset viranomaiset odottavat virallisen kääntäjän käännöstä notaarin vahvistuksella Turkissa.
- Nimen translitteroinnin eroavaisuudet. Tarkista, että sukunimen kirjoitusasu käännöksessä vastaa passia, jolla saavut Turkkiin – muuten asiakirja ei ole "sinusta".
- Luottaminen apostilloituun valtakirjaan kiinteistörekisterissä. Kiinteistökauppoihin tarvitaan turkkilaisen notaarin tai Turkin konsulaatin myöntämä valtakirja.
- Passin apostillointi. Passeja ja henkilökortteja ei apostilloida.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka monta maata on mukana yleissopimuksessa?
Noin 130 valtiota, ja lista kasvaa. Se tulisi tarkistaa Haagin kansainvälisen yksityisoikeuden konferenssin (hcch.net) virallisesta tilataulukosta, eikä käännöstoimistojen sivustojen kokoelmista.
Tarvitaanko apostille, jos asiakirja on myönnetty maassa, joka ei osallistu yleissopimukseen?
Ei, silloin sovelletaan konsulaattilegalisointia: vahvistus asiakirjan myöntäjämaan ulkoministeriöstä ja sitten Turkin konsulaatista. Menettely on pidempi ja kalliimpi.
Voiko apostillen saada ilman henkilökohtaista läsnäoloa?
Kyllä, useimmissa maissa asiakirjan voi jättää edustajan kautta valtakirjalla, ja osa palveluista on siirretty sähköiseen muotoon. Valtakirjan vaatimukset asettaa apostillen myöntävä viranomainen.
Tarvitaanko toinen apostille – turkkilaiseen käännökseen?
Turkissa käytettäessä ei: riittää virallinen käännös notaarin vahvistuksella. Toinen apostille voi olla tarpeen vain, jos valmis turkkilainen asiakirjapaketti viedään myöhemmin kolmanteen maahan.
Apostille vai notaarin vahvistama kopio – mitä tarvitaan oleskelulupaan (ikamet izni)?
Riippuu asiakirjasta ja maahanmuuttoviraston vaatimuksista hakemushetkellä. Ulkomaiset viralliset asiakirjat vaativat yleensä apostillen ja virallisen käännöksen, turkkilaiset eivät. Tarkista asiakirjaluettelo ennen ajanvarauksen tekemistä; katso myös artikkeli oleskeluluvasta Turkissa.
Kuinka paljon apostille maksaa?
Maksut ja tariffit tarkistetaan vuosittain ja ne vaihtelevat maiden ja asiakirjatyyppien mukaan, joten ajantasaiset summat löytyvät virallisilta valtion palveluportaaleilta. Virallinen käännös ja notaarin vahvistus Turkissa maksetaan erikseen.
Tarvitsetko apua?
New Time Investment avustaa kiinteistökaupoissa ja asiakirjojen käsittelyssä Alanyassa ja kaikkialla Turkissa. Neuvomme, mitkä asiakirjat tarvitset juuri sinun tapauksessasi, autamme järjestämään apostille- ja käännösprosessin oikein, järjestämme virallisen kääntäjän ja notaarin sekä valmistamme asiakirjapaketin jättöä varten.
Materiaali on tarkoitettu viitteeksi. Laillistamissäännöt, vaadittujen asiakirjojen luettelot sekä maahanmuuttoviraston ja kiinteistörekisterin vaatimukset muuttuvat ajoittain – tarkista ajantasaiset vaatimukset vastaanottavalta viranomaiselta ennen hakemuksen jättämistä.